KPI چیست؟ شاخص KPI یک مقدار قابل اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد، یک شرکت چقدر به طور مؤثر به اهداف کلیدی تجاری دست پیدا کرده است. سازمان‌ها از KPI برای ارزیابی موفقیت در دستیابی به اهداف استفاده می‌کنند. شاخص عملکرد کلیدی سطح بالا ممکن است بر عملکرد کلی کسب و کار تمرکز کنند، در حالی که KPIهای سطح پایین ممکن است بر فرآیند‌های بین بخش‌هایی مانند فروش، بازاریابی، منابع انسانی یا پشتیبانی تمرکز کنند. در این مطلب می‌خواهیم به بررسی این موضوع بپردازیم که شاخص کلیدی عملکرد چیست؟ برای بررسی این موضوع، تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.
منظور از KPI چیست؟
در پاسخ به این سؤال که KPI چیست؟ باید گفت، KPI یا شاخص کلیدی عملکرد، مقادیر قابل اندازه‌گیری هستند که برای ارزیابی میزان موفقیت یک فرد یا سازمان در رسیدن به هدف مورد استفاده قرار می‌گیرند. شما می‌توانید KPIهای سطح بالایی داشته باشید که عملکرد کسب‌وکار شما را بررسی می‌کنند، یا KPIهایی که فرآیند‌ها را در سطح فردی یا دپارتمان بررسی می‌کنند.
به عبارت دیگر می‌توان گفت که شاخص کلیدی عملکرد، روشی برای سنجش اثربخشی یک سازمان و پیشرفت آن در جهت دستیابی به اهدافش.
چرا KPI ها مهم هستند؟
KPIها راه مهمی است برای اطمینان از اینکه تیم‌های شما از اهداف کلی سازمان حمایت می‌کنند. در اینجا برخی از دلایل وجود دارد که چرا شما به شاخص‌های کلیدی عملکرد نیاز دارید.
- با استفاده از شاخص کلیدی عملکرد می توانید تیم های خود را در یک راستا نگه دارید: چه برای اندازه‌گیری موفقیت پروژه یا عملکرد کارکنان، شاخص‌های کلیدی عملکرد تیم‌ها را در یک جهت حرکت می‌کنند.
- ارائه یک بررسی سلامت سازمان و حفظ آن از خطر‌های احتمالی: شاخص‌های کلیدی عملکرد، نگاهی واقع بینانه به سلامت سازمانتان، از عوامل خطر گرفته تا شاخص‌های مالی، می‌دهند.
- از میزان موفقیت و شکست های خود مطلع می شوید: KPI به شما کمک می‌کنند تا موفقیت‌ها و شکست‌های خود را به وضوح ببینید تا بتوانید کار‌های بیشتری را انجام دهید و کار‌هایی را که برای سازمان شما سودی ندارد، یا حذف کنید و یا اینکه کمتر انجام دهید.
انواع شاخص های کلیدی عملکرد
شاخص‌های کلیدی عملکرد در انواع مختلفی وجود دارند. در حالی که برخی برای اندازه‌گیری پیشرفت ماهانه استفاده می‌شوند، برخی دیگر تمرکز طولانی مدت روی هدف خود دارند. وجه مشترک همه KPIها این است که با اهداف استراتژیک مرتبط هستند. از انواع آن می‌توان به موارد زیر اشاره داشت.
برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه بازاریابی شبکه ای به شما پیشنهاد می کنیم مقاله بازاریابی شبکه ای چیست را مطالعه کنید.
استراتژیک
این شاخص‌های کلیدی عملکرد با تصویر بزرگ، اهداف سازمان را نظارت می‌کنند. عنوان مثال می‌توان به بررسی بازگشت سرمایه، درآمد و سهم بازار اشاره کرد.
عملیاتی
این KPI معمولاً عملکرد را در بازه زمانی کوتاه‌تری اندازه‌گیری می‌کنند و بر فرآیند‌ها و کارایی سازمانی متمرکز هستند. برخی از نمونه‌ها عبارتند از فروش بر اساس منطقه، میانگین هزینه حمل و نقل ماهانه و هزینه هر خرید (CPA).
واحد عملکردی
بسیاری از شاخص‌های کلیدی عملکرد کارکرد‌های خاصی مانند فناوری اطلاعات یا امور مالی را مورد بررسی قرار می‌دهند.
KPI مالی حاشیه سود ناخالص یا بازده دارایی‌ها را دنبال می‌کند. این KPI کاربردی همچنین می‌توانند به عنوان استراتژیک یا عملیاتی طبقه‌بندی شوند.
اصول استفاده از KPI به چه صورت است؟
آیا تا به حال از یک KPI شناخته شده در صنعت استفاده کرده‌اید، اما متوجه شده‌اید که برای کسب و کار شما کار نمی‌کند؟ مهم است بدانید که KPIها نوعی ارتباط هستند. به این معنی که آن‌ها از همان نتایج و بهترین روش‌ها مانند هر شکل دیگر ارتباط تبعیت می‌کنند.
برای ایجاد استراتژی برای تدوین KPI، با اصول اولیه شروع کنید: بدانید اهداف سازمانی شما چیست، چگونه برای دستیابی به آن‌ها برنامه‌ریزی می‌کنید و چه کسی می‌تواند بر اساس اطلاعات عمل کند؟ با تکرار و توسعه، درک بهتری از این که کدام فرآیند‌های تجاری می‌توانند در داشبورد KPI باشند و چه کسانی باید آن داشبورد را به اشتراک بگذارید، به دست خواهید‌آورید.
اگر می خواهید راحت تر با مسائل خود رو به رو شوید ، به شما پیشنهاد می کنیم مقاله مهارت حل مسئله را مطالعه کنید.
KPI های خود را به طور مداوم بررسی کنید
ضروری است که KPI خود را به طور مداوم بررسی کنید. اگر پیشرفتی نداشته‌اید، باید بررسی کنید که مشکل کجا بوده است.
برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه اتوماسیون بازاریابی ، به شما پیشنهاد می کنیم مقاله مربوطه را مطالعه کنید.
KPI های قابل اجرا ایجاد کنید
برای اجرای KPI مراحل زیر را دنبال کنید:
- اهداف کسب و کار را مرور کنید: به یاد داشته باشید، KPIها ثابت نیستند! شاخص‌های کلیدی عملکرد شما باید با تکامل اهداف کسب و کار شما تکامل یابد.
- عملکرد فعلی خود را تجزیه و تحلیل کنید: آیا اهداف قابل دستیابی را تعیین می‌کنید؟ تجزیه و تحلیل عملکرد شما برای درک زمینه‌های موفقیت و زمینه‌های بهبود ضروری است.
- به داده‌های عملکرد تاریخی خود نیز نگاه کنید تا بتوانید متوجه شوید که در گذشته چه اتفاقاتی برای شرکت شما افتاده است.
- اهداف KPI کوتاه و بلندمدت را تعیین کنید: اهداف بلندمدت خود را (چه سه ماهه یا سالانه) تنظیم کنید و سپس برای شناسایی نقاط عطف (یا اهداف کوتاه مدت) که باید در طول مسیر به آن‌ها برسید، تلاش کنید.
- اهدافتان را با تیم خود مرور کنید: کار تیمی باعث میشود رویا‌ها عملی شوند! این یک ضرب المثل قدیمی است، اما همچنان صادق است. مهم است که بتوانید همگی با هم؛ اهداف خود را بررسی کنید و در مورد پیشرفت‌هایتان صحبتی داشته باشید.
اگر میخواهید به کسب و کارتان نظم دهید ، به شما پیشنهاد می کنم که مقاله سیستم سازی کسب و کار را مطالعه کنید.
نحوه گزارش گیری از شاخص های کلیدی عملکرد
ساده‌ترین راه برای گزارش KPIها، استفاده از داشبورد KPI است. داشبورد KPI یک نمای کلی از عملکرد کسب و کارتان را در زمان واقعی در اختیار شما قرار می‌دهد. یک داشبورد KPI که به عنوان گزارش KPI نیز شناخته میشود که نحوه تطبیق عملکرد فعلی شما با اهدافتان را به تصویر می‌کشد. به طور سنتی، گزارش KPI به صورت سه ماهه انجام میشود، اما با داشبورد KPI، می‌توانید به راحتی عملکرد خود را در یک نگاه و در هر زمان ببینید!
برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه روانشناسی مثبت به شما پیشنهاد میکنیم مقاله مربوطه را مطالعه کنید.
KPI خوب چیست؟
یک KPI خوب دارای ویژگی‌های زیر است:
- اطلاعات عینی و واضحی از پیشرفت به سمت هدف نهایی ارائه می‌دهد.
- عواملی مانند کارایی، کیفیت، به موقع بودن و عملکرد را ردیابی و اندازه‌گیری می‌کند.
- راهی برای اندازه‌گیری عملکرد در طول زمان ارائه می‌دهد.
- به تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر کمک می‌کند.
چگونه یک گزارش KPI ایجاد کنیم؟
برای ایجاد یک گزارش KPI، لازم است که مراحل زیر را دنبال کنید:
- یک نمای کلی یا مقدمه ایجاد کنید.
- KPIها را به وضوح تعریف کنید.
- KPIهای خود را با استفاده از نمودار‌ها، نمودار‌ها و جداول مناسب ارائه دهید.
- ویرایش‌های نهایی را در گزارش انجام دهید و توزیع کنید.
سخن پایانی
KPIها روشی مؤثر برای اندازه‌گیری و ردیابی عملکرد شرکت بر اساس معیار‌های مختلف ارائه می‌دهند. با درک دقیق KPIها و نحوه اجرای صحیح آن‌ها، مدیران بهتر می‌توانند کسب و کار را برای موفقیت بلند مدت بهینه کنند.
