کمتر کار کنید و درآمدتان را بیشتر کنید.

اگر این جمله به نظرتان زیادی کلیشه‌ ای است، این مقاله را از دست ندهید. قرار نیست به شما بگوییم که چگونه یک شبه پولدار شوید! بلکه می‌خواهیم شما را گام به گام پیش ببریم تا از یک متخصص حرفه‌ای به یک مدیر سیستم‌ساز تبدیل شوید. چرا باید این مسیر را طی کنید؟ تا بتوانید کمتر کار کنید، وقت آزاد بیشتری داشته باشید و درآمدتان را افزایش دهید. با آموزش سیستم سازی کسب و کار و چک لیست سیستم سازی همراه ما باشید.

سرابی به نام کارآفرینی

داستان شکل‌گیری اغلب کسب و کارهای نوپا از این قرار است: فرد متخصصی که حس می‌کند در رشته خود مهارت و تجربه زیادی دارد، از کار کردن برای دیگران، آن هم با یک دستمزد نه چندان دلچسب خسته می‌شود و ناگهان فکری در ذهنش جرقه می‌زند: چرا کسب و کار خودم را نداشته باشم؟ در نتیجه یک سرآشپز حرفه‌ای تصمیم می‌گیرد یک رستوران باز کند. یا یک مهندس معمار خوش فکر یک شرکت ساختمان‌سازی راه اندازی می‌کند.

• متخصص ← کارآفرین

اما یک سرآشپز با تجربه فقط می‌تواند خیلی خوب غذا درست کند. یا یک مهندس معمار فقط می‌تواند در ساخت ساختمان یا هر سازه دیگری موفق عمل کند. برای همین آن‌ها باید افراد دیگری را در کنار خود داشته باشند. از مسئول دفتر گرفته تا طراح وبسایت و گرافیست. خوب تا اینجای کار همه چیز خیلی خوب است. مشکل از جایی آغاز می‌شود که کارآفرین باید در نقش یک مدیر ظاهر شود. اما سررشته چندانی در این کار ندارد.

در یک حالت ایده‌آل در چند برنامه آموزشی شرکت می‌کند و چند کتاب پرفروش می‌خواند. کم کم صاحب کسب و کار تصمیم می‌گیرد خودش وارد گود شود! بر تمام کارها نظارت می‌کند، اغلب کارها را خودش انجام می‌دهد و همه تصمیم‌ها را خودش می‌گیرد.

• متخصص ← کارآفرین ← مدیر

نتیجه‌اش چه می‌شود؟ کسب و کار به اندازه‌ای به مدیرش وابسته می‌شود که اگر مدیر یک ساعت سرکار نباشد، همه چیز به هم می‌ریزد. تا جایی که صاحب کسب و کار به خودش می‌آید و می‌بیند خیلی بیشتر از قبل کار می‌کند، اصلاً وقت آزاد ندارد، همیشه استرس دارد، مدام باید همان مشکل‌های تکراری را حل کند و از لحاظ مالی پیشرفت قابل توجهی نداشته. دیگر نه انگیزه‌ای دارد نه آن‌طور که باید و شاید، از کارش لذت می‌برد.

مایکل گربر یک نویسنده، سخنران و بیزنس کوچ حرفه‌ای است که در مشهورترین کتاب خود با نام افسانه کارآفرینی به بررسی دقیق این مسئله می‌پردازد و آمار بسیار جالبی را مطرح می‌کند: هر ساله در آمریکا بیش از یک میلیون کسب و کار راه اندازی می‌شوند. 40 درصد از این کسب و کارها بعد از گذشت یک سال تعطیل می‌شوند. و عمر 80 درصد از آن‌ها به 5 سال نمی‌رسد. اما چرا این اتفاق می‌افتد؟ یکی از مهم‌ترین دلایلش این است که اغلب این کسب و کارها یک حلقه گمشده دارند: سیستم سازی.

• متخصص ← کارآفرین ← مدیر ← سیستم ساز

اما سیستم سازی در کسب و کار به چه معنا است و چرا به عنوان یک مدیر یا صاحب کسب و کار باید نحوه درست سیستم‌سازی را یاد بگیرید؟

مفهوم سیستم‌ سازی کسب و کار در یک نگاه

اجازه دهید پیش از هر چیز بگوییم سیستم چیست. سیستم یک مجموعه‌ به هم پیوسته است که خروجی مشخصی تولید می‌کند. به عنوان مثال می‌توانید سیستم کامپیوتر را در نظر بگیرید. مجموعه‌ای به هم پیوسته از تجهیزات و قطعات که در نهایت یک خروجی مشخص دارد.

پیشنهاد می شود مقاله دیگر ما درباره تکنیک های فروش و بازاریابی را بخوانید.

سیستم‌ سازی چیست؟

سیستم‌سازی کسب و کار به این معنا است که تمامی شرایط فراهم شود تا کسب و کار بتواند به صورت اتوماتیک و بدون نیاز به حضور صاحب کسب و کار خروجی مشخصی تولید کند. علم سیستم‌سازی به مدیران و کارآفرینان در کاهش وابستگی خود به کسب و کار کمک شایانی می‌کند. این گونه زمانی که در محل کار حضور ندارند، کار‌ها طبق روال عادی و بدون هیچ مشکلی پیش ‌می‌روند.

می‌توان اجزای یک سیستم کسب و کار را به سه بخش تقسیم کرد:

1. افراد

افراد می‌توانند درون سازمان شما مشغول به کار باشند مثل کارمندان و مدیران مجموعه‌تان یا افرادی خارج از سازمان شما باشند که شما برای رسیدن به نتایج مطلوب به آن‌ها نیاز دارید، به عنوان مثال تأمین کنندگان، مشتریان، تکنسین‌ها و تعمیرکاران. به عبارتی افراد شامل تمامی کسانی است که در پیش‌برد کسب و کار تأثیرگذارند.

2. اسناد

منظور تمامی فرآیند‌ها از قبیل: چشم‌انداز، مأموریت، مزیت رقابتی و دستورالعمل‌هایی است که روند یک کسب و کار را شرح می‌دهند.

پیشنهاد می شود مقاله دیگر ما درباره شبکه سازی در نتورک را بخوانید.

3. مواد و تجهیزات

کسب و کار شما برای رسیدن به یک خروجی مشخص، به تجهیزاتی از قبیل کامپیوتر، تلفن، نرم‌افزارهای مختلف، وبسایت، بروشورهای تبلیغاتی و امثال آن نیاز دارد. پیشرفت تکنولوژی رشد سریع کسب و کارها را ممکن کرده و اگر می‌خواهید در بازار به شدت رقابتی دنیای مدرن حرفی برای گفتن داشته باشید، باید به شکل هوشمندانه این تجهیزات را به خدمت بگیرید.

4. دستورالعمل‌ ها

یک سازمان از بخش‌های مختلفی تشکیل شده، هر بخش فرآیندهای منحصر به خود را دارد و باید به شکلی متفاوت و مستقل از سایر بخش‌ها عمل کند. سیستم‌سازی در تعریف علمی، ساخت و بهینه‌سازی اجزای سیستم به منظور عملکرد بهتر است. به این معنی که افراد بهتر، کاراتر و قوی‌تر را به کار بگیریم. کلیه فعالیت‌ها و فرآیند‌های کاری را ثبت و اسنادی را تهیه کنیم که هر کس بر اساس آن بتواند کسب و کار خود را پیش ببرد. همچنین در این راستا از ابزار و تجهیزات حرفه‌ای‌تر و به‌روزتر استفاده کنیم.

ممکن است شما همین حالا هم یک سیستم کسب وکار داشته باشید. افرادی در سازمان شما مشغول به کار هستند. تجهیزاتی دارید که انجام شدن کارها را سرعت می‌بخشند. جسته و گریخته دستورالعمل‌هایی دارید که در مواقع بحرانی می‌توانید به آن‌ها مراجعه کنید. اما در اینجا یک سوال بسیار مهم مطرح می‌شود: سیستم کسب و کار شما تا چه اندازه مؤثر و اصولی طراحی شده؟

سیستم‌ سازی کسب و کار رمز بقا و موفقیت یک کسب و کار

صاحب یک کسب و کار یا مدیری را در ذهن تصور کنید که هر روز صبح با این سناریوی تکراری مواجه می‌شود: نگهبان شرکت از خراب شدن سیستم تهویه هوا برای چندمین بار در یک ماه اخیر شکایت می‌کند و از مدیر خود می‌خواهد تا برای این مشکل به شدت حیاتی چاره‌ ای بیندیشد!

هنوز چند دقیقه‌ای از ورودش نمی‌گذرد که کارمند بخش حسابداری سراسیمه وارد می‌شود و به او اطلاع می‌دهد چک یکی از مشتریان برگشت خورده و از مدیرش می‌خواهد تا با صاحب چک صحبت کند. در همین اثنا مسئول تولید بابت تمام شدن موجودی یکی از مواد اولیه در انبار و خوابیدن خط تولید به شدت عصبانی است و نمی‌داند چه کار باید بکند. در نهایت نیز مدیر منابع انسانی با این خبر روز او را تکمیل می‌کند:

یکی از کارکنان کلیدی سازمان بی‌هیچ اطلاعی کار خود را ترک کرده و حالا نمی‌دانند چه کسی را باید مسئول رسیدگی به کارهای او کنند. از همه بدتر این‌که سازمان منابع و مدت زمان زیادی را صرف آموزش کارمند مذکور کرده بود و حالا با رفتن او این سرمایه‌گذاری عملاً بر باد رفته است.

می‌توانید با اطمینان بگویید که کسب و کار شما از نبود یک سیستم کارآمد و مؤثر رنج می‌برد. اما اصلاً نگران نباشید، چون اولاً شما تنها مدیری نیستید که با این چالش مواجه است. دوماً ما به شما کمک می‌کنیم تا با پشت سر گذاشتن چند مرحله ساده به یک مدیر سیستم‌ساز تبدیل شوید.

• اگر این سناریو به گوشتان آشنا است؛
• اگر بارها برایتان پیش آمده که برای صدمین بار یک مشکل را حل کنید و چند وقت دیگر آن مشکل باز تکرار می‌شود؛
• اگر کارکنانتان بدون حضور شما نمی‌توانند قدم از قدم بردارند؛
• اگر پیشرفت نکردن کسب و کارتان باعث شده انگیزه‌هایتان را از دست بدهید؛
• اگر دیگر مثل سابق از کارتان لذت نمی‌برید و بارها به سرتان زده که کسب و کارتان را رها کنید؛

اینجاست که سیستم‌ سازی کسب و کار می‌تواند به شما کمک کند. اگر سیستم‌ سازی در کسب و کار را به درستی انجام دهید، دیگر به عنوان یک مدیر موفق نیازی به دخالت در جزئیات و تصمیم‌گیری‌های کوچک نخواهید داشت. زمان شما آزادتر شده و می‌توانید به برنامه‌های دیگر زندگی‌تان مانند: تفریح، استراحت و … بپردازید.

با سیستم‌ سازی همانند یک مدیر واقعی عمل کنید. اکثر مدیرانی که در کسب و کار خود از سیستم‌سازی بی‌بهره‌اند، در بهترین حالت فقط می‌توانند یک کارمند خیلی خوب باشند. زیرا تنها کار‌هایی را که یک کارمند از عهده‌شان برمی‌آید را می‌توانند انجام دهند.

اموری مانند: حسابداری، خرید مواد اولیه، امور مالی، مذاکره با خریداران و … هیچ‌کدام در حیطه وظایف یک مدیر نیست. مدیران باید امورات کلیدی مانند: استخدام، اخراج، انگیزش کارمندان، هدف‌گذاری، تعریف پروژه، طراحی استراتژی و … را مدیریت کنند. بدون سیستم‌سازی نمی‌توانید به عنوان یک مدیر به وظایف واقعی خود بپردازید.

اما از کجا باید شروع کرد؟ ما در این مقاله قصد داریم تا با آموزش سیستم‌ سازی کسب و کار به شما عزیزان راهی جهت پیشرفت و سود بیشتر ارائه دهیم.

پیشنهاد می شود درباره انواع روش های بازاریابی شبکه ای بیشتر بخوانید.

سیستم سازی کسب و کار در 5 مرحله

پیش از هر اقدامی این دو نکته را ملکه ذهنتان کنید:

1. تفاوت بسیاری وجود دارد میان یک مدیر پرمشغله و یک مدیر موفق. به عبارت دیگر این که شما یادتان نمی‌آید آخرین بار کی به مسافرت رفتید یا روزی 12 ساعت کار می‌کنید اما همچنان وقت کم می‌آورید، الزاماً به این معنا نیست که فرد موفقی هستید یا به زودی موفقیت کسب و کارتان را رقم می‌زنید.

مایکل گربر یکی از نویسندگان معروف در حوزه کارآفرینی می‌گوید بسیاری از مدیران کسب و کار ندارند، بلکه تنها یک شغل دارند. مدیرانی که در کسب و کارشان کار‌ها بدون حضور آن‌ها به خوبی پیش می‌رود، یک کسب و کار دارند. اما کسانی که بدون حضورشان در محل کار با مشکلات بسیاری مواجه می‌شوند، فقط یک شغل دارند که رئیسش خودشان هستند و حقوقی که متغیر است.

برای داشتن یک کسب و کار واقعی باید کار‌های تخصصی مانند: برنامه‌نویسی، طراحی، گرافیک، حسابداری و … را به افراد متخصص واگذار کرد و خود به یک سیستم‌ساز قدرتمند تبدیل شد.

آقای هارو اکر نویسنده کتاب ثروت سریع گفته اغلب مدیران خود مهم‌ترین و کلیدی‌ترین چرخ‌دنده سیستم‌شان هستند و همین‌ها نیز می‌توانند مانع رشد کسب و کارشان شوند. زیرا بر این باورند که اگر از صبح تا شب به کار مشغول نباشند، کسب و کارشان پیش نخواهد رفت.

2. سیستم‌سازی می‌تواند بسیار دشوار و پیچیده باشد. برای طراحی و ساخت سیستم کسب و کار باید زمان و انرژی قابل توجهی صرف کنید. اما لزومی ندارد که این مسیر را به تنهایی طی کنید. همیشه حضور یک بیزینس کوچ حرفه‌ای می‌تواند راه رسیدن به این هدف را برایتان هموار کند.

اگر می‌خواهید بدانید بیزینس کوچ چه کمکی به سیستم‌ سازی کسب و کار و رشد آن می‌کند، با کارشناسان ما در مدرسه توسعه فردی و توسعه کسب و کار علی مسچی تماس بگیرید تا به صورت رایگان از توصیه‌های آن‌ها استفاده کنید.

پیشنهاد می کنیم مقاله چگونه دیسیپلین داشته باشیم را نیز حتما مطالعه کنید.

مرحله اول | مشخص کردن وضعیت ایده آل (هدف)

هر سیستم باید هدف داشته باشد. اهدافی شوق‌انگیز، مکتوب و Smart. راه‌های رسیدن به اهداف نیز بسیار مهم هستند. شما باید ابتدا اهداف و برنامه‌های کسب و کارتان را اولویت‌بندی کنید تا بتوانید سیستم‌سازی را در کسب و کارتان پیاده کنید. این مسأله مربوط به تمامی فرآیند‌های جاری در شغل شما است. هر فرآیند باید یک هدف مشخص داشته باشد. حتی برای پیاده‌سازی سیستم‌ سازی در کسب و کار نیز باید هدف وبرنامه داشت.

تصور کنید می‌خواهید خودتان را بازنشسته کنید یا کسب و کارتان به مرحله تکامل رسیده و شما می‌خواهید کسب و کارتان را بفروشید. در چنین شرایطی کسب و کار شما به چه شکل است. یک کاغذ بردارید و تمام ویژگی‌های یک کسب و کار ایده‌آل را بنویسید. آنچه بر روی کاغذ آورده‌اید، چشم انداز کسب و کار شما خواهد بود.

مرحله دوم | مشخص کردن وضعیت موجود

تفکر سیستمی داشته باشید. به این معنی که مشکلات جدی و تکرارشونده در شغلتان را ریشه‌یابی کنید تا یکبار برای همیشه آن‌ها را رفع کنید. سعی نکنید یک شبه به شکوه و قدرت برسید. موتور هواپیما یک قطعه بسیار باشکوه و قدرتمند است. اما اگر بر روی یک سواری نصب شود پرواز نمی‌کند هیچ، دیگر راه هم نخواهد رفت. بنابراین اگر قصد راه‌اندازیی یک فروشگاه با سرمایه کوچک را دارید، سایت اختصاصی را فراموش کنید و کار خود را با وردپرس و ووکامرس شروع کنید.

تفکر سیستمی در حقیقت داشتن دید هلیکوپتری به تمامی سیستم، اجزا و ارتباطات بین آن‌ها است. جستجو در بین علل ناپیدا و دیدن ریشه‌های عمیق موضوعات، رعایت انسجام، یکپارچگی و تناسب در دیدن، فکر کردن و عمل کردن. دقت و توجه دائمی به اهداف نهایی کسب و کار، صرف‌نظر کردن از بهینه‌سازی‌های جزئی و پراکنده. پس تفکر سیستمی به این معنی است که هر گونه تغییر در اجزای سیستم باید در راستای رسیدن به هدف نهایی کسب و کار باشد.

برای کسب و کاری که دارید کمی زمان بگذارید و یک لیست از تمامی کارهایی تهیه کنید که در طول یک روز یا یک هفته انجام دهید. حال هر کدام از این کارها را در یکی از ستون‌های جدول زیر بنویسید.

کارهای خودم کارهای قابل واگذاری کارهای قابل حذف

• در ستون اول کارهایی را بنویسید که فقط و فقط خودتان می‌توانید آن‌ها را انجام دهید. توجه داشته باشید 20 درصد از کارهایی که در لیست کارهای روزانه یا هفتگی خود نوشته‌اید باید به این ستون انتقال داده شوند.
• در ستون دوم کارهایی را بنویسید که دیگران هم می‌توانند آن‌ها را انجام دهند. مهم نیست دیگران این کارها را به خوبی شما انجام می‌دهند یا نه. مهم این است که شما بتوانید با آموزش دادن کارکنان و تهیه کردن دستورالعمل‌های لازم، خروجی خوبی به دست آورید. توجه داشته باشید 60 درصد از کارهایی که در لیست کارهای روزانه یا هفتگی خود نوشته‌اید باید به این ستون انتقال داده شوند.
• در آخرین ستون، کارهایی را بنویسید که می‌توانید آن‌ها را از لیست کارهایتان حذف کنید، بی‌آن‌که نتایج نهایی تحت تأثیر این حذف شدن قرار گیرند. توجه داشته باشید 20 درصد از کارهایی که در لیست کارهای روزانه یا هفتگی خود نوشته‌اید باید به این ستون انتقال داده شوند.

در واگذار کردن کارها دست و دلباز باشید. در حذف کردن کارهای غیرضروری حساب شده عمل کنید.

مرحله سوم | مشخص کردن اجزای لازم برای ساخت یک سیستم

مجموعه‌ای از زیرسیستم‌ها در کنار هم قرار می‌گیرند و سیستم را تشکیل می‌دهند. در اغلب کسب و کارها این زیرسیستم‌ها شامل بخش بازاریابی و فروش، حسابداری، منابع انسانی، خدمات پس از فروش، تحقیق و توسعه و … می‌شوند.

در هر یک از این زیرسیستم‌ها فرآیندهای مشخصی وجود دارند. به عنوان مثال در بخش بازاریابی و فروش، فرآیندهایی از قبیل بازاریابی محتوا، فروش تلفنی، پاسخ دادن به مشتریان ناراضی، افزایش خریدهای تکراری، جذب مشتریان جدید و … وجود دارد. برای هر یک از این فرآیندها باید یک دستورالعمل نوشته شود.

برای نوشتن این دستورالعمل از همکارانتان در زیرسیستم‌های مربوطه کمک بگیرید. این دستورالعمل‌ها باید به گونه‌ای طراحی شوند که هر فرد تازه واردی بتواند با مراجعه کردن به آن‌ها بفهمد که چگونه باید عمل کند، به چه منابعی نیاز دارد و چه مهارت‌هایی را باید در خود تقویت کند.

یکی دیگر از اجزای مهم سیستم مواد و تجهیزات است. در این مرحله باید یک لیست از تمامی تجهیزات مورد نیاز کسب و کارتان تهیه کنید؛ تلفن سانترال، سیستم‌ها و نرم‌افزارهای کامپیوتری، پرینتر، نوشت افزار و … .

افراد سومین عنصر سیستم کسب و کار هستند. افراد را می‌توانید به دو دسته تقسیم کنید:

• افرادی که درون سازمان شما فعالیت می‌کنند: منشی، مسئول بازاریابی، مسئول خدمات، مسئول تولید محتوا، گرافیست، مدیر منابع انسانی، مسئول فروش، طراح سایت و …
• افرادی که در بیرون از سازمان شما فعالیت می‌کنند: کارشناس کامپیوتر، تعمیرکار، مسئول تأسیسات، تأمین کنندگان، خریداران، شرکت‌های همکار و …

لیست این افراد را تهیه کنید و شماره تماس و آدرس آن‌ها را در این لیست بنویسید.

مرحله چهارم | مشخص کردن استراتژی (مسیر رسیدن به وضعیت ایده آل)

در این مرحله باید و نبایدها را مشخص می‌کنید. این که چه مسائلی برای کسب و کار شما ارزش محسوب می‌شوند. رسالت کسب و کار شما چیست؟ برای رسیدن به هدفتان چه اقداماتی باید انجام دهید؟ خط قرمزهایتان را مشخص کنید: کارهایی که نباید انجام دهید. مزیت رقابتی یا وجه تمایز شما چیست؟ اگر چنین وجه تمایزی ندارید، چگونه می‌توانید یک گاو بنفش خلق کنید؟

در نهایت نیز دوباره نگاهی به جدول بالا بیندازید.

• ستون اول شامل کارهایی می‌شود که فقط توسط خودتان قابل انجام هستند. ببینید برای سریع‌تر و بهتر انجام شدن این کارها چه باید بکنید؟
• در ستون دوم کارهایی را لیست کرده‌اید که می‌بایست به دیگران وگذار کنید. مناسب‌ترین فرد برای واگذار کردن این کار را پیدا کنید؟ نیازی هست خودتان شخصاً فرد موردنظر را آموزش دهید؟ نیازی هست این کارها را برون‌سپاری کنید؟
• حواستان باشد در ستون سوم کارهایی را بنویسید که حذف شدن آن‌ها هیچ آسیبی به کسب و کار شما نمی‌رساند، ولی به شما فرصت می‌دهد تا با انرژی و تمرکز بیشتری به کارهای مهم‌تر بپردازید.

مرحله پنجم | بررسی و بازبینی

سیستم‌ سازی یک فرآیند مستمر است، باید به طور مداوم سیستم کسب و کارتان را رصد کنید و اطمینان یابید که به بهترین شکل کار می‌کند. بهتر است هر هفته با مدیران و کارمندان خود جلسه بگذارید. بخشی از زمان جلسه را به این موضوع اختصاص دهید که برای بهتر شدن عملکرد سیستم و کاهش خطاها چه باید کرد. شاخص‌های کلیدی عملکرد، آمار و ارقام را بررسی کنید.

ببینید دستورالعمل‌ها نیازی به تغییر یا اصلاح دارند. از همه افراد بخواهید تا در جلسه حضوری فعال داشته باشند و درباره کم و کاستی‌های سیستم نظر دهند و روش‌هایی برای بهبود آن پیشنهاد کنند. تبریک می‌گوییم سیستم کسب و کار شما آماده بهره‌برداری است. پیشنهاد می شود با شرکت در دوره آنلاین کوچینگ به مهارت های خود در زمینه سیستم سازی بیافزایید.

سیستم‌ سازی چیست؟

اگر به دنبال این هستید که بدانید سیستم‌ سازی چیست؟ باید بگوییم به مجموعه‌ای از اصول و روش‌ها که بر اساس آن، فرایند انجام وظایف و فعالیت‌ها در یک سازمان یا کسب و کار تعیین می‌شود، سیستم‌سازی می‌گویند که از طریق آن وابستگی مشاغل به فردی خاص از بین می‌رود.

بنابراین سیستم‌سازی یکی از الزامات ضروری برای رسیدن به موفقیت و مشخص شدن امور و وظایف افراد در سازمان‌ها و کسب و کار‌های مختلف بوده که شامل راه‌کار‌هایی می‌شود تا کار‌ها به بهترین شکل ممکن انجام شود، آن هم بدون کمترین کارکرد و نظارت توسط مدیر.

چه کسب و کار‌هایی به سیستم‌ سازی نیاز دارند؟

از لحاظ مدیریت و فروش مشاغل مختلف، می‌توان اینگونه بیان نمود که تمامی کسب و کار‌ها چه دارای سابقه باشند چه نوپا و تازه تأسیس، نیاز به سیستم‌سازی دارند، اما اگر شما هم جزء گروه زیر هستید، می‌توانید از این روش برای برطرف کردن مشکلات شغل خود استفاده نمایید:

1. افرادی که از وقفه‌های دائمی کارمندان خسته شده‌اند و مجبور هستند بخشی از تمرکز ذهنی و فکری خود برای نظارت‌های سخت بر روی عملکرد کارمندان بگذارند.

2. افرادی که دغدغه اصلی آن حفظ و رشد پیوسته در کسب و کارشان بوده و فقط به دنبال این نیستند که به تنهایی کار‌هایشان را انجام دهند و در تمام فرایند‌ها مالکیت شخصی خود را اعمال کنند.

3. افرادی که دارای چند کسب و کار هستند.

بنابراین این افراد می‌توانند با گذراندن دوره‌های آموزش سیستم‌ سازی در کسب و کار یاد بگیرند که چگونه از حداکثر توان کارکنان خود بیشتر استفاده را داشته باشند.

چرا برخی از مدیران در برابر سیستم‌ سازی مقاومت می‌کنند؟

دلیل اصلی مقاومت مدیران در برابر سیستم‌سازی این است که:

آن‌ها نمی‌خواهند کار‌ها را به دیگران واگذار کنند، چراکه معتقد هستند هیچ کس مثل خودشان نمی‌تواند کار را تمیز، دقیق و باحساسیت انجام دهد.

بیش از حد مشغله دارند و نمی‌دانند که دلیل آن، انجام کار‌هایی بوده که وظیفه افراد دیگر است.

آن‌ها از فناوری و ایجاد تغییر در شیوه سنتی مدیریت و اجرای انواع مارکتینگ در کسب و کارشان می‌ترسند.

برخی از مدیران هم بسیار ایده‌آل‌گرا هستند و این ویژگی باعث شده بیشتر وقتشان را به بررسی مواردی بگذرانند که هیچگاه اجرایی نمی‌شود و مدام کار‌ها را به تعویض می‌اندازد.

مزایای سیستم‌ سازی برای کسب و کار

مزیت‌های سیستم‌سازی برای کسب و کار شامل موارد زیر می‌شود:

• استفاده از این روش می‌تواند باعث کاهش خطا‌های انسانی در انجام فرایند‌ها شود.
• سیستم‌ سازی در کسب و کار با جایگزین کردن فرایند‌ها با افراد، باعث ثبات کسب و کار‌ها شده است.
• دسترسی به اطلاعات و امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها به وسیله آن ساده‌تر شده است.
• کاهش زمان و افزایش بازدهی از دیگر مزیت‌های این روش است.

نمونه موفق سیستم‌ سازی

درباره نمونه‌های موفق سیستم‌سازی می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

مک دونالد؛

یکی از نمونه‌های موفق سیستم‌ سازی در کسب و کار، مجموعه فروشگاه‌های زنجیره‌ای مک دونالد است که در همه شعبه‌های آن، استاندارد‌ها یکسان اعمال می‌شود. این سطح از استاندارد بودن محصولات و خدمات فقط از طریق آموزش به دست نیامده بلکه این سیستم‌ها هستند که نتایج یکسانی را در مک دونالد به وجود آورده‌اند.

شرکت گوگل؛

یکی دیگر از موفق‌ترین نمونه‌ها که اهمیت و قدرت سیستم‌ سازی را به خوبی نشان می‌دهد، شرکت گوگل است که کارمندان آن به صورت مداوم در حال تلاش برای بهبود عملکرد این سیستم‌ها هستند و هرسال مهندسان گوگل بالای 550 تغییر اساسی را برای بهبود الگوریتم‌های اصلی این موتور جستجو ایجاد می‌کنند.

سیستم‌ سازی در بخش‌ های مختلف کسب و کار

درباره سیستم‌سازی بخش‌های مختلف کسب و کار می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

سیستم‌ سازی بازاریابی و فروش؛

اگر فرایند‌های فروش و ارتباط با مشتری شغل شما ساختار حرفه‌ای و منظمی ندارد و مشتریان ناراضی زیاد هستند، پس به سیستم‌سازی احتیاج دارید. در این صورت دیگر پیگیری مشتریان فراموش نمی‌شود، سفارش آن‌ها به تعویض نمی‌افتد، مشتریان خوب و بد به یک میزان از خدمات برخوردار نمی‌شوند و در نهایت رضایت مشتریان افزایش می‌یابد.

سیستم‌ سازی مالی؛

اگر سیستم محاسبات و وصول مطالبات یا تسویه حساب در کسب و کار شما به درستی انجام نمی‌شود یا قرارداد‌های حرفه‌ای ندارید، پس به سیستم‌سازی نیاز دارید. توسط این روش ارزیابی مشتریان بر اساس سیستم پیش می‌رود، قرارداد‌ها حرفه‌ای انجام می‌شود و فرایند محاسبات و تسویه شما به شکل سیستمی درمی‌آید.

سیستم‌ سازی استخدام و اخراج؛

اگر در کسب و کارتان استخدام و اخراج به صورت سیستمی انجام نمی‌شود و گزینش افراد به درستی صورت نمی‌گیرد، برای جذب افراد با صلاحیت و انجام صحیح فرایند‌های مربوط به استخدام و گزینش افراد شایسته و اخراج افراد نالایق، به سیستم‌سازی نیاز دارید.

اصول سیستم‌ سازی در کسب و کار

اصول سیستم‌ سازی در کسب و کار عبارت است از:

1. داشتن هدف و برنامه مشخص؛ برای اینکه بتوانید سیستم‌سازی را شروع کنید، باید قبل از هر چیزی اهداف و برنامه‌های کسب و کارتان را تنظیم و اولویت‌بندی نمایید.

2. داشتن تفکر سیستمی؛ منظور از تفکر سیستمی این است که تمام اجرای فرایند باید به صورت منجسم و در هماهنگی باهم و در جهت رسیدن به اهداف کلی عمل کنند و عملکرد اجرای سیستم نیز باهم قابل جمع شدن باشند تا به نتیجه مشخصی برسند.

3. توجه کردن به دستورالعمل‌ها؛ اصل سوم سیستم‌سازی بیان می‌کند که برای دیدن بهتر فرایند‌های خود، باید کسب و کارتان را به شکل یک نمودار درختی رسم کنید. به این صورت که کسب و کار شما تنه درخت بوده و هرکدام از فرایند‌های اصلی، شاخه‌های بزرگتر و فرایند‌های فرعی هم شاخه‌های کوچکتر درخت هستند. پس از ترسیم مطمئن شوید که همه آن‌ها درست در جای خود قرار گرفته باشند.

4. توجه کردن به تیم‌سازی؛ بخشی از سیستم‌سازی کسب و کار مربوط به تیم‌سازی و ترویج مهارت کار تیمی می‌شود. پس اعضای تیم خود را طوری انتخاب کنید که بتوانند در کنار هم دستورالعمل‌ها را به درستی اجرا کنند.

5. استفاده مناسب از ابزار‌ها؛ در اصل سیستم‌سازی برای پیدا کردن ابزار‌های مناسب باید تک تک فرایند‌ها و وظایف را در نظر بگیرید.

برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه kpi به شما پیشنهاد می کنیم مقاله kpi چیست را مطالعه کنید.

نتیجه‌ گیری

یکی از نکاتی که در کسب و کار‌ها باید بسیار مورد توجه باشد، سیستم‌سازی است. در صورت عدم پیاده‌سازی سیستم‌ سازی کسب و کار نه تنها هیچ کدام از کار‌ها طبق قاعده و اصولی پیش نخواهند رفت، بلکه در کسب و کارتان با شکست مواجه خواهید شد.

اگر سیستم‌سازی به درستی انجام شود، کارکنان به صورت کاملاً مستقل عمل می‌کنند، صاحب کسب و کار وقت آزاد بیشتری در اختیار دارد و می‌تواند به کارهای مهم‌تری همچون مشخص کردن چشم‌ انداز نهایی کسب و کار، جذب سرمایه یا رشد و توسعه کسب و کار بپردازد. یا حتی زمان بیشتری برای تفریح کردن یا بودن در کنار خانواده داشته باشد. و میان زندگی شخصی و کسب و کارش به بهترین شکل تعادل برقرار کند. به نظر ایده‌آل و رویایی می‌رسد.

نابرده رنج گنج میسر می‌شود، به شرط این که راه و روش درستش را بلد باشید. یا از افرادی مثل یک بیزینس کوچ حرفه‌ای کمک بگیرید که فلسفه و اصول این کار را خیلی بهتر از شما می‌داند و تجربه پیاده‌سازی اصول سیستم‌ سازی را در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف دارد.

اگر با مطالعه مطلب فوق به این درک رسیده‌اید که سیستم‌سازی برای کسب و کار شما لازم و ضروری است اما برای ساخت سیستم کسب و کارتان نیاز دارید تا با یک فرد باتجربه و متخصص مشورت کنید، با ما تماس بگیرید.

برخی از سوالات متداول