در این مقاله به سوال پروژه چیست و انواع آن می پردازیم . در ادامه با ما همراه باشید. افراد و سازمان‌های مختلف به صورت مرتب با پروژه‌های مختلفی همراه هستند که انجام درست و اصولی آن‌ها باعث بهبود روند سازمان می‌شود. انجام پروژه نیازمند رعایت کردن اصول و قوانینی است تا نتیجه مثبت حاصل شود. مدیریت پروژه به روندی گفته می‌شود که به انجام صحیح پروژه‌های مختلف کمک می‌کند. در این مقاله با ما همراه باشید تا تعریف مدیریت پروژه را ارائه داده و در مورد کاربرد‌های آن صحبت کنیم.

مدیریت پروژه چیست؟

 مدیریت پروژه به کارگیری فرآیند‌ها، روش‌ها، مهارت‌ها، دانش و تجربه برای دستیابی به اهداف خاص پروژه با توجه به معیار‌های پذیرش پروژه در چارچوب پارامتر‌های مورد توافق است. مدیریت پروژه محدود به یک مقیاس زمانی و بودجه محدود است.

یک عامل کلیدی که مدیریت پروژه را از “مدیریت” متمایز می‌کند این است که برخلاف مدیریت که یک فرآیند مداوم است، مدیریت پروژه تحویل نهایی و یک بازه زمانی محدود دارد. به همین دلیل یک پروژه حرفه‌ای به طیف گسترده‌ای از مهارت‌ها نیاز دارد. این مهارت‌ها شامل مهارت‌های فنی، مهارت‌های مدیریت افراد و آگاهی تجاری است. پیشنهاد می‌شود مقاله دیگر ما درباره کوچینگ رهبری را بخوانید.

بخش‌ های اصلی مدیریت پروژه

• تعریف دلیل ضروری بودن یک پروژه؛

• دریافت نیاز‌های پروژه، مشخص کردن کیفیت محصولات قابل تحویل، برآورد منابع و مقیاس‌های زمانی؛

• تهیه یک پرونده تجاری برای توجیه سرمایه‌گذاری؛

• تضمین قرارداد شرکتی و تأمین مالی؛

• تدوین و اجرای طرح مدیریت پروژه؛

• رهبری و ایجاد انگیزه در تیم تحویل پروژه؛

• مدیریت ریسک‌ها، مسائل و تغییرات پروژه؛

• نظارت بر پیشرفت در برابر طرح؛

• مدیریت بودجه پروژه؛

• حفظ ارتباطات با ذینفعان و سازمان پروژه؛

• مدیریت ارائه‌دهنده؛

• بسته شدن پروژه به صورت کنترل شده در صورت لزوم.

هدف از مدیریت پروژه تولید محصول نهایی است که تغییراتی را به نفع سازمانی که پروژه را آغاز کرده است، ایجاد کند. مدیریت پروژه شامل شروع، برنامه‌ریزی و کنترل طیف وسیعی از وظایف مورد نیاز برای ارائه محصول نهایی است.

مدیریت پروژه جدا از افزایش میزان بهره‌وری، بهبود شفافیت پروژه و ارائه چشم‌اندازی روشن به تیم، می‌تواند مزایای زیر را ارائه دهد:

• ارتباط مؤثر

• مدیریت کارآمد منابع

• بهبود رضایت مشتری (درباره پرسونای مشتری بخوانید.)

• انعطاف‌پذیری و تحمل ریسک بالاتر

• بهبود روحیه تیم

• کیفیت بهتر خروجی

• یادگیری گذشته نگر

معرفی انواع مدیریت پروژه

مدیریت پروژه انواع مختلفی دارد و همین تنوع بالای روش‌ها باعث می‌شود مدیر پروژه متناسب با نیاز خود و نوع پروژه از آن‌ها استفاده کند. البته تمام روش‌های معرفی شده یک هدف را دنبال می‌کنند و آن این است که بین زمان، منابع و کیفیت پروژه نهایی تعادل ایجاد شود. استفاده از روش‌های مدیریت پروژه باعث بهتر شدن اوضاع پروژه می‌شود. برخی از انواع روش‌های مدیریت پروژه در ادامه معرفی شده‌اند.

مدیریت پروژه آبشاری

در روش آبشاری پروژه به صورت مرحله به مرحله انجام می‌شود. نحوه انجام کار به این صورت باعث می‌شود تا مرحله آخر طی نشده باشد، نمی‌توان به مرحله بعدی وارد شد. روش آبشای برای پروژه‌هایی که دارای بخش‌های قابل پیش‌بینی هستند، بسیار کاربردی است. ضعف در زمان‌بندی را می‌توان مهم‌ترین ضعف این روش دانست.

مدیریت پروژه چابک

از این روش علاوه بر روش مدیریت پروژه می‌توان به عنوان یک تفکر مدیریتی یاد کرد. در این روش از قبل برای فرآیند‌ها برنامه‌ریزی انجام نمی‌شود، بلکه هر مرحله متناسب با شرایط برنامه‌ریزی می‌شود. اگر پروژه دارای مسائل پیش‌بینی نشده باشد، از این مدل استفاده شده تا فرآیند‌ها به صورت تکرارشونده انجام شوند. پیشنهاد می‌شود مقاله دیگر ما درباره مزیت رقابتی چیست را بخوانید.

مدیریت پروژه اسکرام

اسکرام در واقع یکی از زیرمجموعه‌های روش چابک است. در این روش مدیر، پروژه را به بخش‌های کوچک تقسیم کرده که در زمان کوتاهی تکمیل می‌شوند. پس از اتمام بخش‌های کوچک، آن‌ها به به مانند یک پازل در کنار یکدیگر قرار می‌دهند.

مدیریت پروژه کانبان

با استفاده از این روش تمام کار‌های موردنیاز به سه دسته منتظر انجام، در حال انجام و انجام شده تقسیم می‌شوند. این روش را نیز می‌توان یکی از زیرمجموعه‌های متد چابک در نظر گرفت. با کمک این روش تمام اعضای تیم می‌دانند برای انجام چه کاری تمرکز کنند.

پرینس

پرینس یکی از روش‌های مدیریت پروژه است که در کشور انگلیس مورد استفاده قرار می‌گیرد. این متد به صورت فرآیندگرا کار می‌کند یعنی هر پروژه به چند فاز تقسیم شده که هر کدام از فاز‌ها دارای فرآیند منحصر به فردی هستند. هر فاز دارای ورودی و خروجی مشخصی است و قبل از کار به صورت کامل برنامه‌ریزی می‌شود. پیشنهاد می‌شود مقاله دیگر ما درباره ارزیابی عملکرد کارکنان را بخوانید.

کاربرد مدیریت پروژه چیست؟

پروژه‌ها معمولاً از فعالیت‌های معمولی یک سازمان جدا هستند و زمانی اتفاق می‌افتند که سازمانی بخواهد راه‌حلی برای تعیین الزامات در یک بودجه و چارچوب زمانی توافق شده ارائه دهد. پروژه‌ها به تیمی از افراد نیاز دارند که به طور موقت گرد هم آیند تا بر روی اهداف پروژه‌ای خاص تمرکز کنند.

فرقی ندارد سازمان قصد انجام چه نوع پروژه‌ای را داشته باشد، در هر صورت استفاده از روش‌های مدیریت پروژه باعث استفاده مطلوب از منابع و زمان شده و نتیجه نهایی پروژه به بهترین شکل ممکن حاصل می‌شود. نرم‌افزار‌های مختلفی در این زمینه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نرم‌افزار‌ها در موارد زیر کاربرد دارند:

• لیست وظایف تمام افراد درگیر در پروژه را مشخص می‌کنند.

• زمان‌بندی مورد نیاز برای انجام پروژه انجام می‌شود.

• نمودار کلی از مدت زمان مورد نیاز برای انجام پروژه حاصل می‌شود.

• مدارک مورد نیاز برای اجرای پروژه مشخص می‌شوند.

• نوع پروژه مشخص می‌شود.

• اطلاعات کاملی از نحوه انجام پروژه مشخص می‌شود. پیشنهاد می‌شود مقاله دیگر ما درباره مهارت های مدیریت را بخوانید.

دلایل اصلی شکست پروژه چیست؟

هر پروژه به دلایل مختلفی ممکن است با شکست روبرو شود. در ادامه برخی از مهم‌ترین دلایل شکست پروژه‌ها عنوان شده‌اند:

• کمبود منابع: منابع ناکافی برای تکمیل پروژه.

• چارچوب زمانی نامناسب: مشکل در تکمیل پروژه به موقع.

• اهداف نامشخص: فقدان مستندات دقیق می‌تواند منجر به نتایج نامناسب شود.

• انتظارات ذینفعان با مدیریت ضعیف: تغییرات محدوده پروژه که مورد توافق ذینفعان قرار نمی‌گیرد و باعث ایجاد دیدگاه‌های متفاوتی در مورد کیفیت، زمان یا بودجه می‌شود.

• مدیریت ریسک ناکافی: عدم تعیین ریسک مرتبط با هر پروژه می‌تواند باعث شکست پروژه شما شود.

حرف آخر

هیچ کس پروژه‌ ای را با امید به شکست شروع نمی‌کند، با این حال اکثر پروژه‌ها زمانی شکست می‌خورند که مدیران پروژه نیاز به ساده‌ سازی تکنیک‌های مدیریت پروژه خود را نادیده بگیرند. استفاده از تکنیک‌ها و ابزار‌های مدیریت پروژه به تمام افراد و سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به بهترین شکل از منابع استفاده کرده تا در زمان مناسب پروژه را تحویل دهند. پیشنهاد می‌شود مقاله دیگر ما درباره چگونه از اینستا پول در بیاوریم را بخوانید.

برخی از سوالات رایج: