افراد به دلایل مختلفی در شرایطی قرار می‌گیرند که نیاز به استفاده از مهارت گزارش‌ نویسی بوده است. قبل از توضیح در مورد اینکه گزارش‌ نویسی چیست بهتر است ابتدا با مفهوم گزارش و سپس با تعریف گزارش نویسی آشنا شوید.

گزارش چیست؟ به بیان ساده به ارائه اتفاقات و رویداد‌هایی که رخ داده است در قالب متن و نامه گزارش گفته می‌شود.

در ساده‌ترین شکل گزارش‌ها نوشتاری هستند. لازم به توضیح است همانطور که خواندید در ساده‌ترین شکل نوشتاری هستند. این موضوع بدان معنا است که در صورت لزوم گزارش‌ها می‌توانند گفتاری، فیلم، اسلاید و… هم باشند.

اما هدف از گزارش نویسی چیست؟ هدف اصلی گزارش ارائه اطلاعات دقیق در مورد اتفاق یا رویدادی مورد نظر است. بنابراین اطلاعاتی که در آن بیان می‌شود از اهمیت بالایی برخوردار است. در این مقاله به توضیح بیشتر در مورد اصول گزارش‌ نویسی می‌پردازیم. برای کسب اطلاعات بیشتر در این مورد و آشنایی بیشتر با نمونه گزارش‌ نویسی تا پایان این متن با ما همراه باشید.

اهمیت گزارش‌ نویسی

در تعریف گزارش می‌توان گفت گزارش سندی حاوی اطلاعات مورد نظر است. اطلاعات گزارش در مورد موضوع خاصی هستند‌. این اطلاعات ممکن است بنا به درخواست شخص یا مؤسسه و شرکتی خاص گرد‌آوری ونوشته شده باشد.

در ابتدا فردی که قصد نوشتن گزارش را دارد در مورد موضوع خواسته شده اقدام به کسب اطلاعات می‌کند. پس از تهیه اطلاعات مورد نیاز گزارش، طبق اصول خاصی آن‌ها را دسته‌بندی می‌کند و در گزارش می‌آورد. اطلاعاتی که در گزارش نوشته و آورده می‌شوند، باید ساختار خاص و مشخصی داشته باشند.

در خصوص ساختار و جمله‌بندی گزارش لازم به توضیح است که ساختار گزارش بستگی به شخص یا مؤسسه درخواست‌کننده دارد‌. این موضوع سبب بروز تفاوت در گزارش‌های مختلف می‌شود.

به طور کلی گزارش حرفه‌ای گزارشی است که با ارائه داده‌های مختلف در متن خود امکان بررسی آن‌ها را برای شخص گیرنده فراهم کند. با این تعریف می‌توان گفت ارائه یک گزارش اصولی سبب می‌شود تا شمارش‌ دهنده موانع را بهتر بشناسد. پیشنهاد می شود مقاله اختصاصی ما در مورد اصول راه اندازی کسب و کار را بخوانید.

گزارش اصولی، گزارشی است که برای تفهمیم بهتر اطلاعات از نمودار، جدول و تصویر استفاده کند. به طور معمول در گزارش‌ها برای نشان دادن عملکرد فرد یا سازمان مورد نظر از جدول و نمودار استفاده می‌شود.

نشان دادن اطلاعات به صورت تصویری می‌تواند کمک بیشتری به درک بهتر آن‌ها بکند. اگر مدیران شرکت‌ها قصد پیگیری مشکلات و رفع آن‌ها را دارند، بهترین راه تهیه گزارش ماهیانه و مقایسه آن است. مدیران می‌توانند هر ماه از عملکرد شرکت و کارکنان خود گزارش تهیه کنند.

به عنوان مثال مقایسه گزارش این ماه با گزارش عملکرد شرکت در ماه قبل میزان تغییرات رخ داره شده را به درستی و با دقت بالایی نشان می‌دهد. بنابراین می‌توان گفت ارائه یک گزارش اصولی و حرفه‌ای امکان نظارت دقیق‌تر را فراهم می‌کند. با توجه به این موضوع با یک بررسی ساده می‌توان مشکل را فهمید و برای بهبود عملکرد آن را رفع کرد.

طبقه‌ بندی انواع گزارش

برای آشنایی بیشتر با نمونه گزارش‌ نویسی در ادامه به توضیح بیشتر در مورد انواع گزارش می‌پردازیم.

گزارش عملکردی

همانطور که از نام این گزارش قابل حدس است هدف اصلی از نوشتن آن نشان دادن عملکرد فرد یا مجموعه‌ای خاص است. گزارش عملکردی بیشتر برای نشان دادن وضعیت پروژه‌های در حال انجام استفاده می‌شود.

این دسته از گزارش‌ها به طور دقیق میزان پیشرفت پروژه‌ای خاص را در محدوده زمانی مشخص را نشان می‌دهند. برای اینکه گزارش عملکردی دقیق و صحیح باشد هر یک از اعضا باید گزارشی صحیح از عملکرد خود را ارائه کنند. تأثیر گزارش‌ نویسی بررسی میزان پیشرفت است. با بازاریابی شبکه های اجتماعی آشنا شوید.

گزارش مالی

به طور معمول گزارش‌هایی که در دسته‌بندی گزارش‌های مالی قرار دارند، در فواصل زمانی معینی نوشته می‌شوند. این فاصله زمانی معمولاً سه‌ماهه یا یک ساله است. در گزارش‌های مالی اطلاعات دقیق در مورد عملکرد مالی شرکت یا مؤسسه‌ای خاص آورده می‌شود. با توجه به دقیق بودن اطلاعات گزارش مالی می‌توان از آن‌ها برای براورد میزان سود یا ضرر شرکت‌ها استفاده کرد.

لازم به توضیح است که علاوه بر موارد گفته شده گزارش‌ نویسی انواع دیگری نیز دارد. از جمله انواع گزارش‌ نویسی می‌توان به گزارش پیشرفت کار، گزارش مقایسه‌ای، گزارش وضعیت سازمان و …اشاره کرد.

ابزار گزارش‌ نویسی

هدف اصلی از گزارش‌ نویسی ارائه داده‌ها به صورت طبقه‌بندی به منظور درک بهتر آن‌ها است. لازم به توضیح است که برای افزایش کیفیت گزارش‌ نویسی امروزه در این مورد از ابزار‌های متنوعی استفاده می‌شود.

ابزار‌هایی نظیر نمودار‌های تک بعدی و چند بعدی که برای درک بهتر مطلب بسیار کمک‌کننده هستند. البته نمودار‌های گفته شده از جمله ابزار‌های ساده‌ای هستند که برای بهبود کیفیت گزارش‌ نویسی مورد استفاده قرار می‌گیرند. از دیگر ابزار گزارش‌ نویسی می‌توان به نقشه‌ های جغرافیایی دقیق اشاره کرد.

امروزه پیشرفت تکنولوژی در زمینه گزارش‌ نویسی نیز بسیار مؤثر بوده است‌. به کار بردن هوش مصنوعی برای ابزار‌های گزارش‌ نویسی سبب شده تا امکان ارائه داده‌های مورد نظر به طور دقیق‌تر و گسترده‌تر فراهم باشد. در کل گزارش‌هایی که از ابزار‌های گزارش‌ نویسی استفاده می‌کنند از کیفیت و اعتبار بالاتری بر خوردار هستند. مقاله راه موفقیت در کسب و کار را مطالعه نمایید.

اصول گزارش‌ نویسی

پس از آشنایی با مفهوم گزارش‌ نویسی و تأثیر گزارش‌ نویسی نوبت به آن می‌رسد تا با اصول گزارش‌ نویسی بیشتر آشنا شوید. در ادامه به توضیح بیشتر در این مورد می‌پردازیم.

مهمترین نکته برای گزارش‌ نویسی این است که در گردآوری اطلاعات به صحت و درستی آن‌ها دقت زیادی شود. دقت داشته باشید گزارشی که شما می‌نویسید می‌تواند تأثیر زیادی در براورد عملکرد یک شخص یا سازمان داشته باشد. بنابراین قبل از هر اقدامی بهتر است از صحت اطلاعاتی که قصد ارائه کردن آن‌ها در گزارش را دارید، مطمئن شوید.

قبل از نوشتن گزارش موضوع آن به شما داده می‌شود‌. اطلاعات گزارش باید در مورد همان موضوع یا رویداد باشد. هنگام نوشتن گزارش از آوردن اطلاعاتی که به موضوع ربطی ندارند، خودداری کنید. بهتر است اطلاعات شما مفید و در مورد موضوع خواسته شده باشد.

در خصوص اصول گزارش‌ نویسی لازم به توضیح است که گزارش چهارچوب خاص خود را دارد‌. در ابتدای گزارش یک مقدمه کوتاه در مورد موضوع گزارش آورده می‌شود. در ادامه که شامل بدنه گزارش است توضیحات خواسته شده نوشته می‌شود و در پایان هم نتیجه‌گیری و جمع‌بندی موضوع گزارش‌.

سخن پایانی

به عنوان سخن پایانی باید گفت در این مقاله به توضیح در مورد گزارش‌ نویسی چیست، پرداختیم. دانستید که گزارش سندی است که در آن اطلاعات خواسته شده که معمولاً توضیح یک رویداد یا پروژه‌ای خاص است آورده می‌شود. گزارش‌ نویسی اهمیت بالایی دارد‌.

به منظور‌های مختلفی از گزارش استفاده می‌شود. به عنوان مثال شرکت‌ها و مؤسسات در خصوص آگاهی بیشتر در مورد میزان پیشرفت پروژه‌های خود می‌توانند از گزارش استفاده کنند‌. بررسی گزارش‌های ارائه شده به بهبود عملکرد کمک زیادی می‌کند.

برخی از سوالات متداول