به طورکلی یکی از پر چالش‌ترین کار‌هایی که مدیران منابع انسانی با آن سر و کار دارند، فرایند جذب استخدام نیروی جدید است. اهمیت جذب نیروی انسانی به قدری زیاد است که یکی از عوامل اصلی در موفقیت یا شکست شرکت یا سازمان به شمار می‌رود. پیتر دراکر یکی از نظریه پردازان مدیریت اعتقاد دارد که سازمان‌ها به اندازه توانایی کارمندانشان به موفقیت می‌رسند. برای اینکه بتوان جذب نیروی انسانی را به شکل صحیح انجام داد، باید با مراحل اصولی آن آشنا شد. اگر شما نیز قصد دارید تا فرآیند جذب استخدام را به خوبی بیاموزید، ادامه مطلب را از دست ندهید.

مراحل اصولی جذب نیروی انسانی

در ابتدا بهتر است تا با تعریف جذب و استخدام آشنا شوید و پس از آن، مراحل آن را یاد بگیرید. در واقع پروسه جذب و استخدام با هدف بررسی نیازمندی‌های آن جایگاه شغلی در یک بیزینس انجام می‌شود که در نهایت نیز متناسب‌ترین فرد برای استخدام انتخاب می‌شود. برای اینکه همه چیز را درباره یک بیزینس بدانید می‌توانید مقاله بیزینس چیست را مطالعه کنید.

 البته اگر هریک از مراحل جذب نیروی انسانی را به خوبی انجام ندهید، ممکن است در آینده ضرر هنگفتی را برای شرکت داشته باشد. در ابتدا بهتر است بدانید که فرایند جذب نیروی انسانی معمولاً جزو وظایف مدیر منابع انسانی یا HR، مدیر مجموعه یا مدیران استخدام است. البته بهتر است مدیران منابع انسانی این فرایند را رهبری کنند و در نهایت برای یافتن بهترین فرد در آن جایگاه شغلی با سرپرست بخش نیز همکاری کنند.

به‌طورکلی فرآیند جذب به بخش‌های گوناگونی مانند: حوزه کاری، جایگاه و رتبه شغلی، تخصص مورد نیاز و چندین عامل دیگر بستگی دارد. به همین دلیل می‌توان مراحل مختلف فرایند جذب استخدام را با توجه به حوزه کاری در نظر گرفت که رایج‌ترین آن‌ها شامل موارد زیر است:

• تعیین نیازمندی های سازمان

در ابتدا بهتر است تا لیست نیازمندی‌های موقعیت شغلی را یادداشت کنید. این مرحله یکی از مهم‌ترین بخش‌های فرایند جذب نیروی انسانی به شمار می‌رود، زیرا از آنجایی که وقتی یکی از افراد، شرکت را ترک می‌کند شما باید بدانید فردی که قرار است جایگزین شود چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد و مسئولیت این جایگاه شغلی باید حتماً در نظر گرفته شود، زیرا ممکن است فرد جدید بخشی از وظایف نفر قبلی را نتواند انجام دهد که موجب اتلاف وقت و هزینه خواهد شد. جهت تعیین نیازمندی‌ها می‌توانید با جلسه مشاوره کسب و کار از یک متخصص نیز کمک بگیرید.

• ایجاد برنامه ریزی برای استخدام

پس از تعیین نیاز‌های شرکت به مرحله ایجاد برنامه‌ریزی برای استخدام می‌رسید که یکی از بخش‌های مهم در فرآیند استخدام به شمار می‌رود که برای انجام آن باید یک برنامه‌ریزی دقیق داشته باشید و مهمترین نکات را تعیین نمایید.

 در این بخش در ابتدا بهترین راه ارتباطی برای انتشار آگهی جذب و استخدام را تعیین کنید و افرادی که برای بررسی رزومه کاری در نظر گرفته می‌شوند را نیز انتخاب کنید تا در نهایت بهترین تصمیم در این زمینه گرفته شود.

• جستجو را آغاز کنید

یکی از طولانی‌ترین مراحل در فرایند جذب نیروی انسانی همین بخش است. به همین خاطر نیز پیشنهاد می‌شود تا برای جلوگیری از هدر رفت منابع مالی و زمان از برخی نرم‌افزار‌های استخدام استفاده کنید. این نرم‌افزار‌ها می‌توانند تنها رزومه‌هایی که کلمات کلیدی خاصی در آن‌ها وجود دارند را بررسی نمایند که از این طریق موجب می‌شود تا شما راحت‌تر بتوانید فرد مورد نظر خود را برای استخدام پیدا کنید.

• انتخاب افراد برای جذب

در این مرحله، از میان افرادی که برای شما را فرستاده‌اند متقاضیان مورد نظر خود را انتخاب می‌کنید که باید در اسرع وقت رزومه آن‌ها را بررسی کنید، زیرا افرادی که رزومه‌های قوی دارند به احتمال زیاد فوراً جذب سازمان‌های دیگر خواهند شد که کار شما را کمی سخت می‌کند. پس دقت کنید که زمان می‌تواند برای شما در این بخش بسیار مهم باشد.

• برقراری ارتباط تلفنی

پس از آن که متقاضیان برتر را انتخاب کردید، باید در اولین فرصت با آن‌ها ارتباط تلفنی برقرار کنید که برای ارزیابی افراد بسیار ضروری است. برقراری ارتباط تلفنی از آنجایی اهمیت دارد که شما می‌توانید از بین چندین متقاضی، افرادی که با شرایط شما سازگار هستند را به راحتی پیدا کنید.

 در مصاحبه اولیه تلفنی بهتر است تا از افراد بخواهید که خود را به طور کامل معرفی کنند و دلیل انتخاب سازمان شما را توضیح دهند. البته در برخی از موارد نیز فرد متقاضی رزومه قوی دارد اما به دلیل اینکه شما برخی از اطلاعات سازمان خود مانند آدرس یا حقوق درخواستی را در رزومه تعیین نکرده‌اید ممکن است برای شما مشکل‌ساز شود.

 به طور مثال: در برخی از مناطق تهران رفت و آمد سخت‌تر است است و ممکن است به دلیل اینکه شما آدرس دقیق خود را ذکر کرده‌اید فرد متقاضی با شنیدن شرایط شما پشیمان شود از این رو اطلاعات دقیق را دریافت کرده و در نهایت افراد باقیمانده را برای مصاحبه حضوری دعوت کنید.

• مصاحبه حضوری

دقت کنید که نباید بین مصاحبه تلفنی و مصاحبه حضوری زمان زیادی بگذرد و معمولاً یک بازه زمانی بین پنج تا هفت روز برای تاریخ مصاحبه حضوری تعیین می‌شود زیرا اگر فاصله زمانی زیاد شود ممکن است متقاضی به این نتیجه برسد که سازمان شما علاقه به جذب ندارد یا اینکه متقاضی جذب شرکت دیگری شود همچنین اگر شما دارای مجموعه بزرگی هستید و ممکن است برای انتخاب نهایی چند هفته زمان از شما ببرد بهتر است تا در همان ابتدا به متقاضی اعلام کنید که به طور مثال زمان لازم برای اعلام نتیجه بین ۱۰ تا ۱۵ روز است و حتماً متقاضی را در جریان بگذارید.

• پیشنهاد کار

برای پیشنهاد کار آماده شنیدن هر جوابی را از متقاضی داشته باشیم و این تصور بر آن داشته باشید که متقاضیان در صورت پیشنهاد کاری شما حتماً جواب مثبت خواهند همچنین در حدود ۹۰ درصد از متقاضیان کار بیان کردند که در زمان پیشنهاد کار و مصاحبه حضوری در صورت مکالمه با مدیر مجموعه احتمال موافقت در موقعیت شغلی بالاتر خواهد رفت پس بهتر است برای مصاحبه نهایی از بهتر است و مصاحبه نهایی بین مدیر مجموعه و فرد متقاضی انجام شود البته ممکن است زمان مدیر مجموعه به دلیل مذاکره برای حقوق و مزایای دیگر زمان‌بر شود، اما در نتیجه شما می‌توانید نیروی کار را استخدام کنید که در آینده سازمان شما نقش مهمی دارد.

در نهایت نیز فرایند جذب استخدام با امضای قرارداد انجام می‌شود، البته در زمان شروع کار نیروی جدید ممکن است عملکرد مناسبی نداشته باشد به همین دلیل بهتر است شما متقاضی جدید را با افراد دیگر شرکت آشنا کنید تا بهره‌وری فرد جذب شده به سرعت به بالاترین حد خود برسد و او تجربه مثبتی را در کنار سازمان شما تجربه کند.