این سوال بسیار پرتکرارتر از چیزی است که فکرش را می کنید. از هر ده نفری که این واژه را می شنوند، نُه نفر با تعجب جویای معنای آن می شوند. تسهیلگری با تکنیک های طلایی و شگفت انگیزی که دارد، زمینه ای را فراهم می سازد که تسهیلگر به افراد مختلف کمک کند تا همکاری موثری را در کنار یکدیگر تجربه نمایند. انعطاف پذیری و مدیریت زمان از جمله مهم ترین تکنیک های تسهیلگری هستند که با اجرایی نمودن آن ها می توانید پیشرفت چشمگیری را در زندگی روزمره تان ایجاد نمایید. از همین رو توصیه می شود که این مهارت را آموخته و با تمرین مداوم آن اوضاع و احوال زندگیتان را دگرگون سازید!
تسهیلگری به چه معناست؟!
بهتر است پیش از پرداختن به بحث درباره تسهیلگری، نخست با تسهیلگران آشنا شویم. اگر نمی دانید تسهیلگر کیست و چه وظایفی بر عهده دارد، تیتر بعدی مختص شماست. آن را به هیچ قیمتی از دست ندهید.
![تسهیلگری چیست؟]()
تسهیلگر کیست؟
بی شک شما هم بارها و بارها در جلسات مهم شرکت کرده و در میانه های جلسه به ناگاه متوجه شده اید که از بحث اصلی دور شده و کنترل موضوع را از دست داده اید. اگر جلسه، یک جلسه سازمانی بوده و قرار بر اخذ تصمیمات مهم عملیاتی باشد؛ آنگاه متوجه خواهید شد که حفظ محور اصلی بحث تا چه اندازه مهم است. چه کنیم که رشته کلام از دستمان نرود؟!
برای مطالعه بیشتر: کوچینگ سازمانی چیست؟
فرض کنید در جلسه ای مهم حضور یافته اید. ناگهان تنش میان اعضا بالا گرفته و متوجه می شوید که هیچ یک از افراد حاضر بی طرف نیستند. در چنین شرایطی برای پایان دادن به بحث و جدل پیش آمده چه پیشنهادی دارید؟ آیا بهتر نیست یک فرد بی طرف از بیرون به ماجرا ورود کرده و بحث را خاتمه دهد؟!
تا به حال چند بار در جلسه های بدون دستاورد حاضر شده اید؟! جلسه هایی که مدیران عامل یا ارشد به جای شنیدن نظرات، پیشنهادات و انتقادات سازنده سایر شرکت کنندگان، پشت تریبون رفته و به خودستایی مشغول می شوند؟!
چند بار برایتان پیش آمده که در جلسه ای حاضر شوید و در پایان متوجه منصفانه نبودن سهم حضور شرکت کنندگان در آن شوید؟! جلساتی که در طی آن ها یک نفر کلی دستاورد و امتیاز از آنِ خودش می کند و دیگری چای و میوه اش را میخورد و میرود!
برخی جلسات پیش از برگزاری قرار است جلساتی سازنده و تاثیرگذار باشند، اما در نهایت به جلساتی غیر مفید تبدیل میشوند. چرا که هیچ یک از حاضران جرأت اظهار نظر و بحث درباره موضوع اصلی را ندارند. برگزاری برخی جلسات هم دو، سه ساعتی زمان میبرد. در حالی که نیم ساعت هم برای جمع و جور کردن آنها کافی است.
چگونه میتوان به این مشکلات پایان داد و جلسات را در نهایتِ سودمندی برگزار کرد؟
تسهیلگر فرشته نجات است!
تسهیلگر که در اصطلاح لاتین از وی تحت عنوان facilitator نیز یاد می شود، فردی است که مانع از بروز این مشکلات یا رفع آن ها می گردد. تسهیلگری مهارت فوق العاده ای است که زیرمجموعه مهارت مدیریت جلسه محسوب می شود. اگر دوست دارید مدیریت جلسات را به بهترین و حرفه ای ترین نحو ممکن انجام دهید، لازم است تسهیلگر ماهری باشید!
راجر شوارتز، نویسنده کتاب تسهیلگری، تسهیلگر را این گونه تعریف می کند:
تسهیلگر فردی است که تلاش می کند تا روابط، تعاملات و فعالیت های اعضای یک گروه موثر واقع گردد. این فرد که عضو گروه مورد نظر نبوده و بی طرف است، در محتوای تصمیم ها دخالت نمی کند. بلکه در صورت لزوم وارد بحث شده و فرآیند تصمیم گیری و حل مسائل را ساده می سازد.
اگر دقت کرده باشید، تا بدین جای مطلب ضمن آشنایی با تسهیلگر؛ به سوال تسهیلگری چیست، پاسخ داده ایم. اگر بخواهیم مختصر و مفید خدمتتان عرض کنیم، منظور از تسهیلگری اموری است که تسهیلگر در راستای بهبود تعاملات اعضای یک تیم با یکدیگر انجام می دهد. اگر تسهیلگر نباشد، روابط میان اعضای گروه آنگونه که باید و شاید؛ پیش نخواهد رفت و این مساوی است با شکست اهداف!
اهمیت تسهیلگری
داشتن مهارت تسهیلگری بسیار مهم تر از چیزی است که تصورش را می کنید. شما برای آن که بتوانید به درستی برنامه ریزی کنید، مشارکت میان اعضای گروه را حفظ نموده و فرصت هایی واقعی برای رهبری سازمان و ارتقاء رشد مهارت های اعضای تیم ایجاد نمایید، نیازمند این مهارت هستید. با این اوصاف هنوز هم به اهمیت تسهیلگری شک دارید؟!
معرفی اصول تسهیلگری؛ اصول تسهیلگری چیست؟
تا بدین جای مطلب گفتیم که تسهیلگری به معنای ایجاد جوی سالم و کارآمد در جلسات می باشد. فردی که مسئولیت خلق چنین جوی را بر عهده دارد، تسهیلگر نامیده می شود. تسهیلگری نیز درست مانند هر مهارت دیگری اصول و قواعدی دارد که نادیده گرفتن آن ها می تواند نتیجه نهایی را تحت تاثیر منفی قرار دهد. حتما می پرسید مهم ترین اصول تسهیلگری یک جلسه چیست؟!
خدمتتان عرض خواهیم کرد!
وقت شناسی
اگر بگویید مهم ترین اصل تسهیلگری چیست، با قاطعیت می گوییم وقت شناسی!
اگر دقت کرده باشید، خیلی کم پیش می آید که جلسه ای به موقع برگزار شود. بسیاری از افرادی که در ساعت تعیین شده در جلسه حاضر می شوند، با دیدن صندلی های خالیِ افراد وقت نشناس از وقت شناسی خود پشیمان می شوند. یادتان باشد که تاخیر نباید بیش از 5 الی 10 دقیقه به طول بینجامد. چرا که باعث ایجاد وقفه در جلسه شده و موجبات حواس پرتی حاضرین را فراهم می سازد.
خوش آمد گویی
به نظرتان یکی دیگر از اصلی ترین اصول تسهیلگری چیست؟!
بله؛ درست حدس زدید. خوش آمد گویی! فراموش نکنید که به کلیه حاضران خوش آمد گفته و بابت حضورشان از آن ها تشکر کنید. اگر تعداد حضار کم است، به هیچ عنوان ناراحت نشده و گلایه نکنید. سعی کنید جلسه را با همان تعداد به بهترین شکل ممکن برگزار نمایید. این رفتار نیازمند مهارت های ارتباطی است و به شما برای تاثیر بیشتر کلامتان کمک می کند.
معرفی و مقدمه چینی
معرفی و مقدمه چینی یکی دیگر از اصول تسهیلگری است. از حاضرین در جلسه بخواهید که خودشان را معرفی نموده، از نحوه آشناییشان با سازمان بگویند و… با این کار حس ناآشنایی و کم رویی حضار از بین رفته و آن ها احساس می کنند که به گروه تعلق دارند!
مرور دستور کار، هدف ها و قوانین گروه در راستای برگزاری جلسه
در ابتدای جلسه اهداف و قواعد گروه را به گونه ای بیان نمایید که حاضرین احساس کنند جلسه در دست آن هاست. در غیر این صورت شما را در قامت فردی می بینند که صرفا نام تسهیلگر را یدک می کشید!
ترغیب حضار به مشارکت در بحث
اگر از شما پرسیدند که یکی از مهم ترین قواعد تسهیلگری چیست، بگویید ترغیب حضار برای مشارکت در بحث. این یکی از اصلی ترین وظایفی است که فرد تسهیلگر بر عهده دارد. شرکت کنندگان در جلسه را تشویق کنید تا از تجربیات و نظرات خود برایتان بگویند. بدین ترتیب افراد حاضر در جلسه از اطلاعات دیگران بهره مند خواهند شد!
رعایت دستور کار
اگرچه تلخ، اما حقیقت این است که گروه ها غالبا به صورت کاملا ناخواسته دستور کار را نادیده گرفته و از آن فاصله می گیرند. در صورتی که احساس کردید بحث جلسه در حال دور شدن از دستور کار است، سریعا این موضوع را به حاضران گوشزد کرده و به هر نحوی شده به بحث اصلی برگردید.
دوری از پرداختن به جزئیات در اخذ تصمیم
گفتگو درباره مشکلات واقعی را در دستور کارتان قرار داده و از پرداختن به جزئیات و مباحث غیر مرتبط بپرهیزید.
جلب تعهد حاضران
یکی از اساسی ترین وظایفی که تسهیلگر بر عهده دارد، جلب تعهد حاضران برای مشارکت در آینده است. در انجام این اصل مهم کوتاهی نکنید که حسابی ضرر خواهید کرد.
جمع بندی مطالب
می دانید یکی از اصلی ترین و اساسی ترین اصول تسهیلگری چیست؟
جمع بندی مطالب و نکات مورد توافق یکی از اصلی ترین اصول تسهیلگری است. نخست نکات مورد توافق در جلسه را جمع بندی نموده و پس از آن سراغ بحث جدید بروید.
برای مطالعه بیشتر: بررسی تفاوت های کوچینگ و منتورینگ
احترام به حقوق شرکت کنندگان
شما به عنوان یک تسهیلگر می بایست از افراد کم حرف حاضر در جلسه حمایت کرده و آنان را تشویق کنید تا اظهار نظر کنند. در سوی مقابل موظفید افراد سلطه جویی که تمام تلاششان را برای در دست گرفتن جلسه و به سُخره گرفتن دیگران می کنند، مهار نمایید.
انعطاف پذیری
وقت جلسه را به گونه ای تعیین کنید که فرصت کافی برای بحث درباره مباحث مورد نظر وجود داشته باشد. برخی مسائل مهم و پیچیده اند و از همین رو بحث درباره آن ها زمان زیادی نیاز دارد. اگر از قبل برای صحبت کردن درباره این مسائل برنامه ریزی نکرده باشید، وقت جلسه کم خواهد آمد. از سوی دیگر نمی توان از وقوع برنامه ریزی نشده چنین مباحثی در جلسه به طور کامل جلوگیری کرد. بنابراین توصیه می شود که انعطاف پذیری را سرلوحه کارتان قرار داده و خودتان را برای چنین اتفاقاتی آماده کنید.
جمع بندی نتیجه جلسه و پیگیری های لازم
بسیار حائز اهمیت است که پیش از به پایان رسیدن جلسه به جمع بندی تصمیمات و نتایج مهم بپردازید. جمع بندی اقدامات لازم یکی دیگر از مسائلی است که توجه به آن پیش از اتمام جلسه ضروری به نظر می رسد.
تشکر از حاضران
یکی از اصول پسندیده تسهیلگری تشکر از شرکت کنندگان به منظور ارائه نظرات، پیشنهادات، انتقادات، صرف وقت، صرف هزینه و… در پایان جلسه است. همچنین سایت memariezendegi نکات زیر را برای تشکر بهتر بیان کرده است:
اگر در مکانهای رسمی مانند جلسات اداری، سخنرانی و… هستید، به کلماتی که به کار میبرید، دقت کافی داشته باشید. لازم است بیشتر از کلمات و جملات رسمی استفاده کنید و تشکر خود را از صمیم قلب عنوان کنید تا مورد پذیرش عموم قرار بگیرد.
اما اگر در جمع دوستان و خانواده هستید و قصد دارید از نزدیکانتان تشکر کنید، باید تشکرتان ساده و صمیمی باشد تا در جان و دلشان بنشیند. در جمعهای دوستانه و خانوادگی تنها در این صورت تشکر صمیمانه شما پذیرفته میشود. زیرا تشکر رسمی ممکن است برایشان سوءتفاهم ایجاد کند و گمان کنند شما به اجبار تشکر میکنید نه از صمیم قلب
ختم جلسه
برای وقت دیگران ارزش قائل شده و جلسه را به موقع به پایان برسانید. علی الخصوص اگر جلسه علاوه بر طولانی شدن، با تنش همراه بوده است.
سایر اصول تسهیلگری چیست؟
- دوری از حفظ کردن متن های ارائه شده در جلسه
- توجه به زبان بدن شرکت کنندگان
- هماهنگی با گروه
- جمع بندی و مکث
- دقت در رفتار
- دقت در گفتار
- به کار بردن زبان بدن
- …
آشنایی با تکنیک های تسهیلگری
می دانید تکنیک تسهیلگری چیست؟
تکنیک های تسهیلگری به دسته ای از تکنیک ها اطلاق می شوند که می توانید با یادگیری و تمرین مداوم آن ها به تسهیلگری موثر، حرفه ای و کاربلد تبدیل شوید. این تکنیک ها انواع گوناگونی دارند که مهم ترین آن ها عبارتند از:
امکان تنظیم دستورالعمل ها
می دانید یکی از اصلی ترین تکنیک های تسهیلگری چیست؟!
امکان تنظیم دستورالعمل ها اگر اصلی ترین تکنیک تسهیلگری نباشد، قطعا یکی از اصلی ترین هاست. دستورالعمل هایی که در ابتدای پروژه مشخص می شوند، زمینه ای را فراهم می سازند که اعضا گروه اهداف مشترکی داشته باشند. این موضوع موجب می شود که پیشرفت کاری سریع تر صورت بپذیرد.
تکنیک تسهیلگری بی طرفی
توانایی حفظ بی طرفی در کار گروهی یکی از حائز اهمیت ترین تکنیک های تسهیلگری است. اگر در نقش یک تسهیلگر ظاهر می شوید، باید بدانید که بی طرفی بسیار کمک کننده است. اگر بی طرف باشید، می توانید به دور از تعصبات و دستور کارهای موجود به راهنمایی تیم بپردازید.
تکنیک تسهیلگری تشویق کردن
تشویق کردن یکی دیگر از اساسی ترین تکنیک های تسهیلگر است که اعضای تیم را به گفتگوی سازنده با یکدیگر وا می دارد. این کار باعث می شود که حتی خجالتی ترین اعضای تیم نیز در کار گروهی مشارکت کنند.
تکنیک تسهیلگری آمادگی
آماده بودن از آن دسته تکنیک های تسهیلگری است که زمینه پیشرفت گروهی را فراهم می سازد. تسهیلگری که از آمادگی کافی برخوردار است، قادر است منابع مورد نیاز گروه به منظور گفتگو در راستای دستیابی به اهداف مشترک را مهیا کند.
تکنیک تسهیلگری انعطاف پذیری
سازگاری با تغییرات پیش آمده انعطاف پذیری تلقی می شود. سازگاری با طرز تفکر فعلی و دیدگاه های تیمی در زمان لازم همه کاری است که تسهیلگر در راستای انعطاف پذیری انجام می دهد.
تکنیک تسهیلگری گوش دادن فعال
گوش دادن فعال عبارت است از توجه کامل به تک تکِ اعضای گروه. اگر چنین باشد، این افراد کمک بیشتری به تیم می کنند.
سخن پایانی
در این نوشته تلاش شد تا مفهوم تسهیلگری را به زبان ساده برای شما توضیح دهیم و همچنین به معرفی انواع تسهیل گری برای شما بپردازیم. آشنایی با تسهیلگری و ویژگی های آن می تواند بسیار برای شما و اطرافیانتان و همچنین محیطی که در آن کار می کنید مفید باشد.
